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Verantwortlich

Verbandsgemeinde Mendig
Jörg Lempertz
Bürgermeister der Verbandsgemeinde Mendig
Rathaus, Marktplatz 3
56743 Mendig

Telefon: (++49) - 2652 - 98 00-0
Fax:      (++49) - 2652 - 98 00-19
e-mail: buergermeister[at]mendig.de

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Webmaster

Jürgen Zinken
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Rathaus, Marktplatz 3
56743 Mendig

Telefon: (++49) - 2652 - 98 00-17
Fax:      (++49) - 2652 - 98 00-19
e-mail: info[at]mendig.de


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Erklärung zur  elektronischen Kommunikation per EMAil

Dieser Kommunikationsweg steht ausschließlich für Verwaltungsangelegenheiten zur Verfügung. Es wird darauf hingewiesen, daß mit diesem Kommunikationsmittel Verfahrensanträge oder Schriftsätze nicht rechtswirksam eingereicht werden können. Sollte Ihre Nachricht einen entsprechenden Schriftsatz beinhalten, ist eine Wiederholung der Übermittlung mittels Telefax (Nr.: 02652-9800-19) oder auf dem Postwege unbedingt erforderlich.
Da es aus verwaltungsinternen Gründen derzeit nicht möglich ist, alle Eingaben, die per Email eingehen auch auf elektronischen Wege zu beantworten, werden die Nutzer des Email-Zugangs gebeten, neben der Email-Adresse auch ihre Postanschrift anzugeben.


Elektronischer Zugang zur Verwaltung

Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.  

1. Zugangseröffnung

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Auf unter Ziffer 2 beschriebenen Kommunikationsweg können Sie auch die auf der Homepage der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig übersenden. Darüber hinaus nimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig keine weitere Mitteilung.


2.  Formfreie elektronische Kommunikation

Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:



Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeindeverwaltung Mendig stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 2.1. beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

2.1. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (http://www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen, soweit eine entsprechende Zugangseröffnung ausgesprochen ist.  Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de.


2.2. Verschlüsselung der Dokumente

Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 3) können Sie Ihre Mitteilungen an die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt.


2.3. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten

Die von der der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten finden Sie unter http://www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“.


3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Mendig übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

mailto:

Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.



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